6 dicas de utilização do e-mail para aumentar a produtividade do Nutricionista

Poupar tempo, facilitar a comunicação, gerar maior integração entre nutricionista e seus clientes. A internet é uma grande geradora de ferramentas que ajudam o profissional a agilizar suas consultas e acompanhar o tratamento, mesmo à distância. Muita gente, no entanto, ainda subutiliza o e-mail, que nasceu como uma ferramenta de comunicação interpessoal e tem cada vez mais uso profissional, principalmente por seu acesso rápido e fácil pelos smartphones. Veja algumas dicas de como aproveitar o e-mail para aumentar a produtividade no seu consultório.

1. Aumente suas chances de ter o e-mail aberto – e lido

Quando surgiu no início da década de 70, o e-mail revolucionou o mundo da comunicação, mas teve seus efeitos colaterais: tornou-se uma verdadeira epidemia. Mais de quatro décadas depois, a quantidade de correio eletrônico que circula diariamente é tão grande que é preciso saber chamar a atenção do interlocutor para que ele abra a correspondência.

Para isso, você deve fazer títulos curtos e diretos, de preferência com uma palavra-chave que já dê uma ideia real do que se trata. Lembre-se, o seu assunto é sério, mas muitos e-mails não são – e alguns são até perigosos, carregados de vírus e spywares. Evite títulos genéricos demais ou que deem margem a várias interpretações.

2. Conheça todas as ferramentas que seu e-mail oferece e crie uma rotina

Talvez você não saiba, mas é possível agendar ações predeterminadas que o ajudarão a se comunicar com seus clientes – e para isso basta configurar algumas ferramentas na sua conta. Uma delas é o Boomerang, ideal para o folow-up, lembrando seus clientes sobre consultas agendadas, exames marcados, etc. Você cria os e-mails automáticos e eles são disparados automaticamente no período que você definir.

Já para saber se seu e-mail foi aberto ou se o cliente clicou em um link que você enviou, o Sidekick, da HubSpot, é perfeito. Na versão gratuita, você já tem direito a 200 notificações mensais. É uma excelente forma de saber se a sua estratégia de e-mails está ou não surtindo os efeitos desejados – e adequá-la de acordo com o resultado.

3. E-mail não foi criado para tratar assuntos urgentes

Para isso há outros meios mais instantâneos como as mensagens de texto. O assunto de e-mail deve ser interessante e, se for um lembrete, deve ser enviado com pelo menos 48 horas de antecedência. Use-o também para dar dicas de nutrição, esclarecimentos pontuais que por algum motivo não puderam ser feitos na consulta, para enviar receitas e sugestões de cardápios ou para falar de assuntos relacionados. Através do e-mail você deve buscar a criação de um relacionamento com o cliente, de parceria, munindo-o de informações interessantes – mas não urgentes, a menos que tenha sido previamente combinado com ele.

4. Organize seus próprios e-mails

Por falar em ferramentas, você deve manter a sua caixa de entrada sempre muito bem organizada. Os servidores oferecem várias ferramentas para isso, como o bloqueio de mensagens indesejadas e spams e a criação de diversas pastas, para onde os e-mails podem ser direcionados dependendo do assunto. Para isso, basta criar rotinas de encaminhamento da caixa de entrada de acordo com o endereço do remetente. Assim você faz uma espécie de filtro para ver realmente apenas o que é interessante.

5. Desligue as notificações

Como o e-mail não é uma ferramenta para assuntos urgentes, na maioria dos casos você não precisa ler as mensagens no momento exato em que elas chegam – então desligue as notificações. Isso distrai a sua atenção e provavelmente você ficará curioso, deixando alguma coisa de lado só para dar uma olhada no que acaba de chegar. Estabeleça um horário certo regular para verificar a caixa de entrada, como uma vez por dia às 18h, por exemplo. Jogue fora e bloqueie tudo o que não interessar e deixe apenas o que pode ser importante.

6. Crie templates

Se você já sabe que a maioria dos seus clientes tem o mesmo tipo de dúvida, crie templates que já fiquem prontos para serem enviados sempre que aquela dúvida aparecer. Assim você otimiza também o tempo da consulta. Por exemplo, se você trabalha com atletas, mesmo que de academia, provavelmente uma grande dúvida será em relação à alimentação para otimização dos treinos, antes e depois da malhação.

Crie modelos de dietas com todas as informações necessárias sobre os níveis nutricionais e deixe-os prontos. Assim, durante a próxima consulta, você o avisa que está enviando os dados por e-mail para ele ler com calma quando chegar em casa.

São pequenas dicas que podem dar uma grande ajuda para aumentar a sua produtividade. Crie rotinas simples e em pouco tempo você verá que o seu tempo está sendo muito melhor aproveitado!

Como você se organiza para aumentar a produtividade no seu consultório? Compartilhe suas reflexões com a gente nos comentários!

E para mais dicas de produtividade, baixe nosso e-book O uso da tecnologia aliada à saúde.

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