Não é incomum pacientes agendarem um horário para uma consulta e esperarem um bom tempo para o atendimento. Ou, ainda, se depararem com imprevistos no dia a dia e, inevitavelmente, ocorrer atraso em consultas e faltas.
Situações como estas podem comprometer a produtividade e o orçamento planejado, desorganizar a rotina operacional e afetar a sustentabilidade financeira do estabelecimento clínico.
Por isso, é fundamental adotar estratégias que possam reduzir esses problemas, com o objetivo de elevar a demanda de atendimentos sem comprometer a qualidade do serviço prestado.
Veja 4 dicas para reduzir o atraso em consultas e eliminar pontos ociosos que geram prejuízos clínicos e financeiros. Acompanhe!
1. Identifique as causas da demora
Antes de mais nada, é preciso compreender que é natural que ocorram alguns atrasos em consultas. Além disso, são inúmeros os motivos que levam os pacientes a se atrasar ou não comparecerem.
Por isso, é fundamental definir meios de lembrar o paciente quanto ao compromisso assumido, o dia e horário da consulta. De modo geral, os pacientes tendem a pensar apenas em seus direitos, mas assim como é dever do nutricionista avisar algo inesperado, é importante que o paciente também o faça.
Assim, estabeleça uma política clara sobre atrasos e cancelamentos, comunicando os pacientes sobre cada norma estabelecida e quais as penalidades nos casos de falta sem comunicação ou de cancelamento em cima da hora.
Vale destacar que a demora no atendimento pode ser decorrente de muitos motivos como:
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número de pacientes agendados maior que a quantidade de profissionais disponíveis;
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burocracia nos planos de saúde;
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complexidade no reembolso de consultas, entre outros.
Conhecendo os motivos que levam ao atraso em consultas, é possível estabelecer um plano para lidar com os problemas do dia a dia e, até mesmo, reduzir as taxas de atrasos e cancelamentos.
2. Seja pontual e organizado
As ausências, em sua maioria, são causadas por esquecimento ou por confusão dos pacientes em relação às datas e horários. No entanto, os profissionais também podem cometer esses “deslizes”.
É fundamental que todos os profissionais (desde nutricionistas, atendentes até outros envolvidos) prezem pela pontualidade e que isso faça parte da cultura da clínica, assim como os pacientes.
Por exemplo, controle da jornada dos colaboradores da clínica por meio do uso de sistemas de gestão. Outra estratégia para evitar os atrasos é enviar lembretes SMS para os pacientes um dia antes da consulta para que possam se organizar e não deixar de comparecer.
3. Faça uma preparação antes do atendimento
Para evitar atrasos e gerenciar melhor a agenda é fundamental que o profissional nutricionista conheça o perfil dos seus pacientes e o horário destinado às consultas. Assim, será possível quantificar o tempo para cada atendimento, conforme a complexidade da condição clínica.
Isso é importante porque muitos pacientes demandam mais atenção que outros, já que alguns comparecem na consulta para uma verificação clínica, enquanto que outros mostrarão apenas exames solicitados.
Para que os atendimentos sejam feitos dentro do prazo estipulado, é importante que o tempo da consulta seja gasto com assuntos relevantes.
4. Organize um procedimento de confirmação prévia das consultas
Por mais tranquilo que seja um paciente, ninguém gosta de tomar um “chá de cadeira” cada vez que vai a uma consulta médica.
Para evitar esse tipo de situação é fundamental estabelecer uma política de confirmação das consultas com antecedência. Por isso, comunicar o paciente no dia que antecede a consulta pode ser uma solução eficaz para que ele não caia no esquecimento.
O método de avisar sobre o compromisso pode ser desde um simples telefonema até um SMS ou WhatsApp, sendo que a mensagem deve ser sempre amigável, comunicando sobre o dia e horário da consulta e remetendo a ideia de que o médico esperará pelo paciente.
Que tal começar a aplicar nossas dicas a partir de hoje e eliminar de vez atraso em consultas? Curta nossa página no Facebook e fique por dentro de todos os nossos conteúdos!
