Toda semana você se depara com o problema de ter consultas agendadas para as quais seus pacientes não comparecem? Acredite, o cancelamento de consulta é uma situação comum nos consultórios dos nutricionistas.
As consequências são variadas. Entre elas, podemos citar o prejuízo no andamento do plano alimentar, desperdício do seu tempo, recursos e impacto sobre o faturamento do seu consultório.
Para resolver essa situação é possível adotar algumas atitudes para melhorar seu relacionamento com seu paciente. Veja agora de forma mais detalhada quais são os problemas causados e algumas dicas simples e eficazes para diminuir as ausências em suas consultas. Confira!
Quais os problemas causados pelo cancelamento de consulta?
O cancelamento de consulta faz parte do cotidiano de qualquer clínica ligada à área da saúde, e não seria diferente com os nutricionistas. Além de limitarem os resultados positivos buscados pelo paciente, impedem que o profissional atinja seus objetivos de produção.
Imprevistos acontecem, mas também é bastante comum que os pacientes tenham simplesmente ignorado a consulta. Um dos motivos mais corriqueiros é o agendamento feito com muita antecedência, fazendo com que a pessoa não faça ideia de qual vai ser a sua situação e seus compromissos na data marcada.
O paciente, então, pode considerar essas atividades que aparecem durante a rotina mais importantes que honrar com o compromisso estabelecido com o nutricionista. Assim, desmarcam a consulta em cima da hora ou simplesmente não aparecem.
Então, o profissional deixa de atender outras pessoas, perdendo pacientes em potencial por conta da agenda lotada, além de gerar um furo em sua lucratividade. Para que isso não aconteça, é de extrema importância adotar medidas que evitem esse alto número de abstinência.
Qual a importância de adotar soluções que resolvam esses problemas?
A adoção de técnicas para que os pacientes não esqueçam das consultas ou desmarquem com antecedência promove dois benefícios para a clínica. O primeiro é que o paciente pode remarcar para outra ocasião. O segundo é que há tempo hábil para agendar outro paciente em seu horário.
Ou seja, no lugar do consultório perder uma consulta, de certa forma, ganha duas. Além disso, é importante estabelecer um diálogo com esse paciente e entender o motivo da falta. Sabendo a origem, fica mais fácil buscar por estratégias que amenizam o problema.
Veja alguma das causas mais comuns para o cancelamento de consulta.
Rotina mal organizada
Quando simplesmente há falta à consulta sem ao menos se preocupar em cancelar, normalmente faltou organizar a rotina. O paciente pode, inclusive, ter esquecido da data. Por isso é importante lembrá-lo por meio de SMS, e-mail, ou ligação uns dias antes da data marcada. Comentaremos sobre essas alternativas mais adiante.
Longa espera
O profissional também deve ser organizado. O nutricionista que marca mais de uma consulta no mesmo período, ou não estabelece o tempo adequado entre um atendimento e outro pode fazer com que o cliente tenha que esperar durante horas para ser atendido.
Cansado de esperar, ele simplesmente se levanta e vai embora. É preciso ter uma postura responsável e cuidar desse tipo de prática.
Retorno médico
Muitos pacientes desistem de continuar acompanhando as consultas antes mesmo do retorno. Isso pode acontecer, pois não entenderam muito bem a proposta da sua reeducação e esperavam por resultados melhores. Ou se surpreenderam positivamente a ponto de achar não ser necessário voltar ao nutricionista.
O diálogo e o acompanhamento são muito importantes para que isso não ocorra. Experimente acompanhar de maneira discreta a evolução dos primeiros dias do paciente, por meio do Instagram.
Como diminuir o número de ausências em 5 passos?
Diante dos problemas apresentados no tópico anterior, é possível diminuir o cancelamento de consulta com 5 atitudes básicas. É hora de conhecer cada uma delas.
1. Estabeleça uma relação de confiança
Conheça melhor seu paciente e os motivos de suas faltas. Explique a importância do processo pelo qual ele vai passar e o impacto que interrupções podem ter para a obtenção dos resultados tão sonhados por ele.
Pacientes tendem a faltar mais em início de reeducação alimentar ou quando não conhecem muito bem seu nutricionista. Conforme uma relação de confiança é construída, e os primeiros resultados, alcançados, a tendência é o paciente se tornar mais comprometido.
2. Cumpra seus horários de agenda
Um dos motivos que levam muitos pacientes a não se comprometerem com a consulta é a falta de pontualidade do profissional. Saber que mesmo chegando na hora terá que esperar muito tempo para ser atendido desanima qualquer um. Portanto, seja rigoroso com sua própria pontualidade e organize o fluxo de seu atendimento de forma que todos seus compromissos sejam cumpridos com espera mínima.
3. Crie uma política de agendamentos e ausências
Estabeleça regras claras sobre ausências e cancelamentos. Adote prazos para cancelamentos e reagendamentos. Taxas a serem pagas em caso de ausência sem motivo ou aviso prévio também funcionam.
Incluir um tempo de antecedência mínimo de chegada ajuda a combater os atrasos. Independentemente de qual política adotar, é preciso que seu paciente esteja ciente dela. Seja transparente e deixe todas essas informações claras.
4. Mantenha um histórico de faltas
Registre todas as faltas e atrasos. Além de maior controle, esse é um instrumento importante para identificar casos em que os cancelamentos e atrasos são constantes. Dessa forma, você pode traçar um plano específico para lidar com pacientes recorrentes.
5. Confirme os horários com antecedência
As ausências em sua maioria são causadas por esquecimento ou por confusão dos pacientes com as datas e horários. Confirmar a consulta no dia anterior diminui o número de ausências. Algumas soluções que você pode adotar:
Ligar no dia anterior
Nesse caso, é importante não deixar recado. Assim terá certeza de o paciente está ciente do compromisso. É uma boa forma de contato porque é direto, porém, toma bastante tempo e aumenta a conta telefônica. Então, o método precisa ser adotado com planejamento de custos.
Enviar um e-mail no dia anterior
Trata-se de uma boa alternativa por ser mais barato do que fazer ligações. Porém, há o risco de o paciente não ver a mensagem ou não abrir, além da chance de cair no SPAM. É uma alternativa que pode funcionar bem com uma parte dos pacientes, mas precisa ser adotada junto com outra solução.
Utilizar SMS
É possível conseguir bons resultados com parte de seus pacientes por meio dessa ferramenta. Mas também demanda uma organização de horários para não ocupar muito tempo ou ainda levar a equipe à distração e erro nessas confirmações.
Uma saída pouco onerosa e muito prática que tem sido adotada por boa parte dos nutricionistas é o Dietbox, um aplicativo que lembra ao paciente sobre a consulta no dia anterior. O aplicativo também possibilita que o paciente confirme ou desmarque a consulta.
A grande vantagem é que tira do nutricionista e sua equipe uma preocupação que ocupa tempo de trabalho e que pode se tornar um peso no orçamento do consultório.
Seguindo essas dicas o nutricionista evita cancelamento de consulta sem aviso, ganha muito em organização e administração de seu consultório, estabelece um relacionamento mais próximo com seus pacientes e ainda aproveita melhor seus horários de agendamento.
Você tem enfrentado dificuldades para gerenciar a sua agenda de consultas? Aproveite para conferir algumas dicas e melhorar a gestão dos seus agendamentos!
