6 dicas para você gerenciar o tempo de suas consultas

Saber o tempo que deve ser dedicado a cada paciente não é uma ciência exata, afinal cada um tem um grau diferente de complexidade e todos merecem consultas personalizadas. No entanto, há outras questões que também entram nessa equação, como a sustentabilidade da clínica – o número de consultas diárias necessárias para que ela se mantenha financeiramente viável (para não dizer lucrativa) – e a fila de espera, já que deve haver um respeito ao próximo paciente a entrar e que está esperando, esperando, esperando. Mas como fazer um atendimento eficiente, nem rápido demais nem demorado, no qual o paciente receba toda a atenção que merece, que ainda seja lucrativo para a clínica e dentro dos padrões de espera para os demais da fila? Claro, agradar a todos é impossível, mas separamos aqui algumas dicas que podem ajudar você a gerenciar o tempo das consultas e a chegar bem perto disso.

1. Seja pontual

Com a vida corrida e o trânsito caótico da maioria das cidades, para algumas pessoas ser pontual é uma tarefa praticamente impossível. No entanto, nenhuma das ações a seguir terá resultado se você não começar a praticar a sua pontualidade. Saia mais cedo, busque caminhos alternativos, use o GPS e aplicativos de trânsito para saber onde há acidentes ou engarrafamentos de qualquer tipo e evite-os.

2. Meça o tempo da sua consulta

Por mais que cada paciente seja diferente, se você começar a fazer a medição do tempo de cada consulta verá que é possível fazer uma média – e procurar mantê-la. Claro que sempre haverá um ou outro caso mais complicado, mas eles devem ser tratados como exceção. Programe-se de forma mais assertiva para dar a atenção necessária sem comprometer o atendimento. Se a média de tempo for de 30 minutos, em dias em que a sala de espera não está cheia você pode dedicar mais tempo aos pacientes. E lembre-se: mesmo com o tempo curto, o atendimento deve ser sempre humanizado.

3. Anamnese bem elaborada economiza tempo

Toda primeira consulta, geralmente a mais demorada, começa com a anamnese, mas se você tiver uma ficha bem elaborada o fluxo correrá de forma mais tranquila e – o que é melhor – com informações ainda mais completas. Há softwares de nutrição, que já vêm programados para ajudar você a elaborar e a preencher esses dados de forma muito mais rápida, guiando o atendimento com mais tranquilidade.

4. Use a tecnologia a seu favor

Hoje os nutricionistas têm à disposição ferramentas que há alguns anos eram apenas um desejo distante, como algumas plataformas desenvolvidas especialmente para o profissional da Nutrição. Elas otimizam a sua consulta ao disponibilizarem todo o histórico dos pacientes, ajudam a fazer e a prescrever planos alimentares e a organizar ajustes na dieta, por exemplo. Assim, na mesma hora você já deixa tudo muito mais organizado, sem a necessidade de imprimir nada, e pode enviar as informações diretamente para o aplicativo do paciente ou para a sua conta de e-mail.

5. Tenha uma agenda bem organizada

Ter uma agenda bem definida é essencial. Evite colocar encaixes, a menos que seja uma situação absolutamente necessária, fora do normal. Pessoas que chegam sem marcar horário só devem ser atendidas se realmente houver horário vago, caso contrário, além de sobrecarregar o seu atendimento, também haverá maior tempo de espera para quem já estava marcado.

Converse sobre isso com a sua secretária ou recepcionista, mas mantenha você também o controle de sua própria agenda. Utilizar aplicativos de agenda compartilhada pode ser uma boa ideia, pois eles permitem que você visualize automaticamente o que for agendado; assim, você estará sempre a par dos horários de atendimento e poderá intervir rapidamente caso entenda que algum agendamento prejudicará outros atendimentos.

6. Faça um pequeno intervalo entre as consultas

Nem que seja de 5 minutos (o ideal é 10 minutos), faça um intervalo que permita a você ir ao banheiro, beber uma água, atender um telefonema, etc. Você também pode usar este tempo para se organizar para o próximo paciente, fazendo uma consulta à sua ficha, por exemplo.

Com essas dicas você vai conseguir otimizar seu atendimento de uma forma muito mais fácil e eficiente e garantir uma taxa de retorno ainda maior ao consultório.

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